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Q _7_イベントの設計で気を付けるポイントは?

こんにちは、BASE Q 阿部です。

メルマガに関しては少し長めの夏休みをいただいておりましたが、久しぶりに投稿させていただきます。
お休みの間に、BASE QではQスクールが始まって毎週みなさんとオンラインで一緒に学んだり、プライベートでは新しいロードバイクを購入して、快適にショートライドでオフラインの活動を楽しんだりしていました。
オンラインだけでは満たされない感覚を、自転車に乗ることで満たしているような気もしています。

さて、今回のテーマは、以下でお送りしたいと思っています。

Q_イベントの設計で気を付けるポイントは?

先日10月5日にBASEQ主催イベント
「新規事業部門マネージャーにこそ聞いて欲しい、主体的にメンバーが動くマネジメント方法を探る 〜『覚醒』したイントレプレナーの取扱説明書〜」を開催しました。

多くのみなさんにご参加いただき無事終了。ご参加いただいた方ありがとうございました。
今回のイベントは、私が企画した初イベントということで、個人としての学びがいくつかありました。
そこで、私の考えるイベント設計の際に抑えるべき3つのポイントを共有できればと思います。初歩的な内容も含まれていると思いますので、イベントのプロの方は優しい目で見守っていただけると幸いです。

私が思うイベント設計のポイントは以下の3つです。

1.目的設定
2.伝え方
3.集客

1.目的設定

目的設定とは文字通り、その会の目的を決めることです。
イベントをやる以上、多くの人に集まって欲しいというのは前提かと思いますが、さらに解像度を上げる必要があります。どんな状態の人に集まってもらい、何を伝えて、どうなってほしいか?という設計をすることです。
これは、何も特別なことではなく、いい会議をするためのテクニックと同じです。
この目的が設計できていないと、テーマのユニークさや出演者の人気によって、人が集まって話は聞いてもらえたけど、そのイベントが成功したのかどうか、本質的な意味での評価ができなくなってしまいます。ここが不十分だと、イベントを開催すること自体が目的になってしまう「手段の目的化」という罠に陥ることになります。

2.伝え方

メッセージをどう伝えるか。例えば、登壇者に具体的なエピソードや事例を示してもらい、わかりやすく語ってもらうというのが王道のテクニックです。
しかし、登壇者がともすれば「いいエピソード」を語ることに終始してしまい、参加者も「いい話が聞けたなあ」という曖昧な印象だけ持って終わってしまうことがままあります。
そこで大切になるのがファシリテーターという存在。ファシリテーターが「メッセージ」と「エピソード」をつなぐ“翻訳作業”をファシリテーターに実施してもらうことで、聞き手の理解度の上昇が期待できます。ここがきちんと設計・実施できると「個別のエピソード」である具体の内容が、抽象化され「普遍的に重要な要素」としても理解してもらえるはずです。

3.集客

最後に集客です。世の中全般的にWebセミナーが飽和しつつある現状において、参加していただきたい方に選ばれるというハードルは高くなっていると感じています。集客に関しては、私がBASEQに参画して以降、集客施策を実施する中で、打ち手とその結果を見ながら、筋の良し悪しを判断しながら実施しています。
重要なのは、事前に施策全体の結果の見通しを立て、トライアンドエラーを繰り返す事です。見てもらえる数、予約数、実際の参加数など自分たちが目標とする数字に関して、各ステップを適切に指標化することで振り返りが容易になります。
振り返りは、事後にやればよいのでは?と思う方がいるかもしれません。ただ、事前に設計することで、概算の数字を用いての施策の実施有無を判断することできる、また複数の施策を同時に実施することの是非を判断することができるなど多くのメリットがあります。 複数の施策を同時期に実施して、効果が出たが、どの施策の効果の切り分けができず、再度別々に検証しないとダメになるというのは、非常に残念な結果といえます。
毎回コンテンツ自体も変わり、さらには集客プラットフォームの強さ自体が、刻一刻と状況が変わっていく普遍的な必勝法がない中では、試行錯誤して新しいことにも手を出していくことが重要ではあります。一方で適切に見立て、振り返るということも大事にしていくべきだと考えています。

以上のような3つのコツを、今回私が企画したイベントに当てはめてみます。

■目的設定:ターゲットである新規事業部門のマネージャー層に「マインド覚醒したイントレプレナー人材がどういったものなのか」という共通認識をつくった上で、「適切な機会を与え、フォローすることで人は覚醒する」ということを理解していただく。そして、BASEQが新たに企画している「コミュニティプログラム=イントレプレナーのマインド覚醒を促すコンテンツ」を一緒に盛り上げてくれる賛同者を募る。

■伝え方:三井不動産を代表するイントレプレナーの光村と、その直属のマネージャーである田中が、過去のエピソードや現状を率直に語る。ただし、それだと個別性が強く写ってしまうので、ファシリテーター役が普遍的なメッセージになるように解釈、翻訳を加える。

■集客:今みなさんが読んでいただいているメールマガジン、SNSのような認知メディアに加え、今回は、イベント予約との親和性の高いプラットフォームでの、直接予約につながるような新しい集客施策を試してみる。

で、結果はどうなったか。
集客数は想定程度確保でき、コンテンツ内容についても、参加いただいた皆さんから非常に高い評価をいただくことができました。一方、イベント本来の目的である「コミュニティプログラムの仲間を集める」という点については、期待値通りの結果を得ることができませんでした。

どこに課題があったのでしょうか。
おそらくコミュニティプログラムの「伝え方」を反省する必要があると思っています。イベント自体に満足いただき、その内容を普遍化して伝えることはできたのですが、それが最終的にコミュニティプログラムの中身とリンクさせることができなかった。プログラムの説明がボリュームが多く、駆け足になって伝わりきらなかったという面もあると思います。
今回の気づきをチームで共有し、今後の改善のための振り返りを行い、次の機会では、より良いイベントが開催できるようにまたトライしていきたいと思います。

ということで、今回のアンサーは、

A、 「目的設定」、「伝え方」、「集客」の3つのポイントに着目する。そして、反省点を洗い出し、次の改善を行っていく

でした。

さて、それではこの3つの要素を意識すれば、誰でもオンラインイベントが開催できるのかというと、実はそうではありません。今回触れた「企画」とは別に、オンラインイベントでは「インフラ」という要素が非常に重要になるからです。
オンラインイベントにおけるインフラとは、通信環境の確保、適切な機材の整備、配信に関する詳細な設定やカメラワーク、画面演出などが含まれます。これに、タイムテーブルの管理や参加者とのコミュニケーションツールであるアンケートの適切な設計などを組み合わせて、初めて「いいオンラインイベント」が実現するのです。
BASE Qではこれらインフラを、すべて自前スタッフの手によって提供しています。6月以降、定期的にオンラインイベントを開催して経験を積み、反省と改善を繰り返してきました。BASE Qのイベントホールのもともとのスペックもあり、非常に質の高いオンラインイベントを配信できる自負があります。皆様も、オンラインイベントについてお困りごとがある際は、ぜひBASE Qにご相談ください(笑)
最後はやや営業色が強くなってしましたが、来月以降も主催イベントをいくつか開催していきたいと思いますので、ぜひ奮ってご参加ください。またイベント参加された方からの感想などもお寄せいただけると嬉しいです。メルマガにも今後ともお付き合いいただけると幸いです。

―“優れた問いから 優れた答えが生まれる” BASE Q-

阿部祐介

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阿部祐介(あべ・ゆうすけ)

1985年、愛媛県生まれ。筑波大学大学院を終了後、リクルートホールディングスに入社。ネットビジネスプロデューサー・マネージャーを経験。事業計画立案、商品企画、営業推進、プロダクトマネージャー・O2Oマーケティング、BPRなど幅広いプロジェクトを推進。2020年 三井不動産入社、BASE Qに参画。